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Absage und Verlegung

Beides erreichst du im Dashboard über die Symbole an der Terminkachel. Weil beide Vorgänge Gäste betreffen und Geld bewegen können, fragt Eventfalcon vorher nach.

Eine Veranstaltung absagen

Nach dem Klick auf Absagen wählst du den Umfang und kannst eine Begründung angeben; sie steht später in der E-Mail an deine Gäste. Im zweiten Schritt zeigt dir Eventfalcon die konkreten Folgen — wie viele Buchungen und Plätze betroffen sind, welcher Betrag erstattet wird und wie viele offene Bezahlvorgänge beendet werden. Erst der Klick auf Veranstaltung endgültig absagen löst etwas aus.

Danach passiert automatisch:

  • Die Veranstaltung wird als abgesagt gekennzeichnet und bleibt sichtbar.
  • Der Ticketverkauf endet sofort.
  • Bezahlte Tickets werden vollständig erstattet — unabhängig von deinen Rückerstattungsbedingungen. Auch die Eventfalcon-Provision geht zurück.
  • Alle betroffenen Gäste bekommen eine E-Mail mit deiner Begründung.
  • Abonnenten sehen die Absage automatisch in ihrem Kalender.

Erstattungen brauchen ein paar Werktage, bis sie beim Käufer ankommen. In der Gästeliste siehst du währenddessen „Erstattung läuft“ und danach den Betrag.

Einen Termin verlegen

Zum Verlegen bearbeitest du den Termin und änderst das Datum. Liegen Buchungen vor, fragt Eventfalcon nach — und erklärt, was folgt:

  • Alle Buchungen werden auf den neuen Termin übertragen und bleiben gültig.
  • Die Gäste werden per E-Mail über den neuen Termin informiert und gebeten, ihre Teilnahme zu bestätigen.
  • Wer nicht kann, storniert selbst; bezahlte Tickets werden dabei vollständig erstattet.

Der Gast bestätigt auf seiner Ticketseite, die in der E-Mail verlinkt ist. Dort stehen alter und neuer Termin sowie zwei Schaltflächen: „Ich bin dabei“ und „Kann leider nicht“.

In der Gästeliste erscheint daraufhin die Kennzahl Zusagen nach Verlegung, und jede Buchung trägt „Neuer Termin zugesagt“ oder „Rückmeldung offen“. Das ist deine verlässliche Kopfzahl für die Planung — nicht die reine Buchungszahl.

Löschen statt absagen?

Löschen ist kein Ersatz für eine Absage. Liegen kostenlose Anmeldungen vor, musst du das Löschen ausdrücklich bestätigen, und die Gäste werden informiert. Sind Tickets verkauft, ist das Löschen gesperrt: Es würde Geld ohne Rückerstattung im Raum stehen lassen. Sage die Veranstaltung stattdessen ab — dabei wird erstattet und informiert — und lösche sie danach.