Veranstaltung planen

Bevor du eine Veranstaltung ankündigst, muss sie stehen: Wo findet sie statt, was gibt es zu trinken und zu essen, wer hilft wann — und was kostet das alles? Dafür gibt es die Planung. Du findest sie im Konto-Menü.

Eine Planung ist dein Arbeitsdokument. Sie ist nicht öffentlich, und nichts darin erscheint auf Eventfalcon, bis du am Ende den Veranstaltungseintrag daraus machst.

Eine Planung mit Eckdaten, den Schritten und der Kostenübersicht

Eine Planung anlegen

Klicke auf Neue Planung und gib ihr einen Titel. Datum und Gästezahl kannst du gleich mitgeben oder später ergänzen — nichts davon ist endgültig.

In den Eckdaten stehen Termin, Beginn und Ende, die Gästezahl, dein Budget und Platz für Notizen. Die Gästezahl ist dabei die wichtigste Angabe: Alles, was du „pro Gast“ planst, rechnet mit ihr mit.

Einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Jede Änderung wird kurz nach dem Tippen gespeichert; unter dem Titel steht, ob das schon passiert ist. Hast du dieselbe Planung in zwei Fenstern offen, meldet sich das zweite, statt das erste zu überschreiben.

1. Location

Location suchen öffnet das Location-Verzeichnis: Gib einen Ort ein, wähle den Umkreis und — falls du sie schon weißt — die Gästezahl. Art und Ausstattung grenzen die Treffer weiter ein.

Auswählen übernimmt die Location in deine Planung, mit Adresse, Kontakt und dem, was dort für Essen und Getränke gilt.
Merken legt sie auf die Vergleichsliste deiner Planung. So sammelst du erst ein paar Kandidaten, fragst an und entscheidest dich dann.

Steht dein Ort schon fest — das eigene Vereinsheim, die eigene Bar —, wählst du Eigene Location eintragen und gibst Name und Adresse an.

Unter Kosten der Location trägst du ein, was du tatsächlich zahlst. Nennt der Eintrag einen Preis „ab … pro Veranstaltung“, wird er als Startwert vorgeschlagen; das Angebot der Location kann davon abweichen.

2. Getränke und 3. Catering

Jede Zeile ist ein Posten: was, wie viel, in welcher Einheit, zu welchem Preis.

Mit Menge pro Gast gibst du an, wie viel du je Gast rechnest — zum Beispiel 2 Flaschen Bier oder 1 Portion vom Buffet. Der Bedarf wird daraus berechnet und auf ganze Einheiten aufgerundet. Ändert sich die Gästezahl, ändern sich Bedarf und Kosten mit. Ein Posten ohne Menge zählt als einer — so trägst du auch einen Pauschalbetrag ein.

Für die Getränke gibt es die Faustregel: eine Startliste für einen Abend von etwa fünf Stunden mit gemischtem Publikum. Sie ist ein Ausgangspunkt, kein Rechenergebnis — passe die Mengen an deine Gäste an.

Über Lieferant & Notiz hältst du fest, woher ein Posten kommt, und mit dem Haken Bestellt siehst du, was schon erledigt ist.

Hast du eine Location aus dem Verzeichnis gewählt, zeigt dir die Planung hier, was dort gilt — etwa „Getränke über die Location“ oder „Catering frei wählbar“. Das erspart dir eine Einkaufsliste für Getränke, die du gar nicht mitbringen darfst.

4. Personal

Eine Zeile ist die Schicht einer Person: Aufgabe, von wann bis wann, und — sobald es feststeht — wer sie übernimmt. Lass Wer? leer, solange noch niemand zugesagt hat: Die Schicht ist dann als Noch offen markiert, und die Übersicht zählt mit, wie viele Schichten noch unbesetzt sind.

Brauchst du drei Leute an der Bar, legst du die Schicht einmal an und nutzt Duplizieren für die zweite und dritte Person.

Der Stundenlohn ist optional. Trägst du ihn ein, rechnet die Planung die Kosten der Schicht aus; ehrenamtliche Helfer bleiben einfach ohne. Eine Schicht, die vor ihrem Beginn endet, läuft über Mitternacht.

Weitere Kosten und die Übersicht

Unter Weitere Kosten kommt alles, was weder Essen noch Trinken ist: Musik, Technik, Dekoration, GEMA, Versicherung.

Rechts (auf dem Smartphone unten) steht die Übersicht: welche Schritte erledigt sind, was die Planung insgesamt kostet, wie viel vom Budget noch frei ist und was das pro Gast bedeutet.

Ist ein Schritt entschieden, hakst du ihn über Abhaken ab. Er klappt dann ein und zeigt nur noch eine Zeile — so bleibt im Blick, was noch offen ist.

Aus der Planung wird die Veranstaltung

Über Veranstaltung daraus erstellen öffnet sich das gewohnte Formular zum Eintragen — Titel, Termin und Ort sind aus der Planung vorausgefüllt. Du ergänzt Beschreibung, Bilder und bei Bedarf Tickets und speicherst.

Das geht jederzeit, nicht erst, wenn alles abgehakt ist: Oft soll die Veranstaltung schon beworben werden, während der Personalplan noch Lücken hat.

Danach zeigt die Planung, dass der Eintrag existiert, und führt dich zu ihm. Die Planung selbst bleibt bestehen und lässt sich weiterführen. Kosten, Lieferanten und Schichten bleiben intern — in den öffentlichen Eintrag gelangt davon nichts.

Kopieren und löschen

Kehrt eine Veranstaltung jedes Jahr wieder, kopierst du die Planung vom letzten Mal (über die drei Punkte): Location, Posten und Schichten werden übernommen; Datum, Haken und „Bestellt“-Markierungen beginnen neu.

Löschen entfernt die Planung mit allen Posten und Schichten. Der Veranstaltungseintrag, der daraus entstanden ist, bleibt bestehen.

Wer mitplanen darf

Planungen gehören zu deinem Konto. Ein Unter-Account mit der Rolle Redakteur kann sie ansehen und bearbeiten — alle, auch wenn er bei den Veranstaltungen auf einzelne Listen beschränkt ist. Der Zugang für die Ticketprüfung sieht keine Planungen.