Einladungen mit Rückmeldung
Zur Jahreshauptversammlung, zum Vereinsfest oder zur Weihnachtsfeier lädst du gezielt ein: Jede eingeladene Person bekommt eine E-Mail mit ihrem persönlichen Link und sagt darüber zu oder ab. Du siehst jederzeit, wer kommt, wer abgesagt hat und wer sich noch nicht gemeldet hat.
Kontakte anlegen
Unter Kontakte (im Konto-Menü) legst du die Personen an, die du einladen möchtest: Name, E-Mail-Adresse und optional Gruppen wie „Vorstand“, „Helfer“ oder „Mitglieder“. Eine ganze Mitgliederliste übernimmst du über CSV importieren – mit den Spalten Name (oder Vorname und Nachname), E-Mail und Gruppen. Eine Vorlage gibt es auf der Seite. Ist eine Adresse schon da, wird der Kontakt aktualisiert und bekommt die neuen Gruppen dazu.
Einladen
- Stell die Veranstaltung unter Buchung über Eventfalcon auf Kostenlose Anmeldung. Soll sie außer den Eingeladenen niemand sehen, wähle als Sichtbarkeit Versteckt – eingeladen werden kann trotzdem. Mit Plätze pro Termin legst du auf Wunsch ein Teilnehmerlimit fest.
- Öffne die Gästeliste der Veranstaltung und klicke auf Einladungen.
- Über Einladen wählst du die Kontakte – einzeln oder eine ganze Gruppe –, eine Rückmeldefrist, wie viele Begleitpersonen jemand mitbringen darf, und auf Wunsch eine persönliche Nachricht.
Die Einladungen gehen sofort raus. Wer zu diesem Termin schon eingeladen ist, bekommt keine zweite.
Zu- und Absagen
Über den Link in der E-Mail sieht die eingeladene Person, worum es geht, und antwortet mit Ich nehme teil – gegebenenfalls mit Begleitung – oder Ich kann leider nicht. Bis zur Rückmeldefrist kann sie ihre Antwort ändern. Hast du bei der Anmeldung ein Mitteilungsfeld eingeschaltet, beantwortet sie deine Frage gleich mit der Zusage.
Eine Zusage ist eine Anmeldung wie jede andere: Sie steht in der Gästeliste (mit dem Hinweis Einladung), zählt mit den Begleitpersonen auf die Plätze, und der Gast bekommt seine Bestätigung mit QR-Code. Verlegst du den Termin oder sagst ihn ab, erfährt er es wie alle anderen. Ist das Teilnehmerlimit erreicht, ist keine Zusage mehr möglich.
Der Überblick
Auf der Seite Einladungen siehst du je Termin, wer zugesagt (mit wie vielen Begleitpersonen), abgesagt oder noch ausstehend ist. Mit Erinnern bekommen alle, die noch nicht geantwortet haben, die Einladung ein zweites Mal – oder du erinnerst einzelne über das Glocken-Symbol. Eine Einladung ohne Zusage kannst du zurücknehmen; der Link gilt dann nicht mehr.